Presentación Oficial

Plan Formal de Capacitación, Trabajo e Integración de Secretarías

Comando: Modelo territorial y administrativo unificado.

Propósito: operar con una metodología común, trazable y escalable para movilización, afiliación y control de resultados.

Objetivo de la presentación

Definir un marco único de capacitación y operación para las 8 secretarías.
Establecer flujo de coordinación entre trabajo de campo y administrativo.
Alinear metas semanales y mensuales con indicadores verificables.

Reducir duplicidad de acciones y pérdidas de información.
Asegurar transferencia efectiva de casos hacia Afiliación.
Consolidar reportes ejecutivos para toma de decisiones.

Visión general del modelo de secretarías

Organización

→

Secretarías sectoriales

→

Plan Hormiga

→

Afiliación

→

Administración

Logística y Comunicación/Redes son capacidades transversales que habilitan ejecución, cobertura y posicionamiento del trabajo territorial.

Estructura general de la capacitación

Módulo	Alcance	Contenido clave	Producto
Módulo 1: Fundamentos	Todas las secretarías	Modelo operativo, roles, cadena de valor y reglas comunes.	Mapa de responsabilidades por equipo.
Módulo 2: Campo	Organización, Juventud, Mujeres, Plan Hormiga	Segmentación, abordaje, registro en territorio y derivación.	Guión operativo y rutas semanales.
Módulo 3: Administrativo	Afiliación y Administración + enlaces de cada secretaría	Calidad de datos, validación DPI, control de duplicados, KPIs.	Checklist de validación y tablero de control.
Módulo 4: Integración	Coordinadores	Cortes semanales, resolución de cuellos de botella y mejora.	Ritual de coordinación intersecretarías.

Ruta sugerida de capacitación

Fase 1
Alineación directiva
Semana 1

Fase 2
Entrenamiento funcional por secretaría
Semanas 2 y 3

Fase 3
Simulacro integral en territorio
Semana 4

Fase 4
Seguimiento y refuerzo mensual
Continuo

Secuencia recomendada: Organización → sectoriales → Plan Hormiga → Afiliación → Administración.
Cada fase cierra con evaluación corta (resultado, calidad de captura y coordinación).

Rutina operativa recomendada

Lunes

Planeación de zonas, metas por equipo y asignación logística.

Martes a Jueves

Ejecución en campo, registro diario y derivaciones de casos maduros.

Viernes

Corte administrativo, depuración, consolidación KPI y ajustes.

Rituales fijos: reunión operativa diaria de 20 min + reunión semanal intersecretarías de 60 min + reporte ejecutivo mensual.

Modelo de trabajo en campo

Antes de salir

Definir microzonas por prioridad.
Preparar materiales y lista de objetivos.
Revisar pendientes de seguimiento.

Durante la jornada

Registro nominal completo en tiempo real.
Etiquetado de interés: alto/medio/bajo.
Derivación inmediata a Plan Hormiga o Afiliación.

Ruta territorial de conversión

Contacto inicial

→

Clasificación de interés

→

Seguimiento focalizado

→

Validación documental

→

Afiliación efectiva

Modelo de trabajo administrativo

Control de datos

Validar DPI, teléfono, zona y responsable.
Evitar duplicados con búsqueda previa.
Auditar campos críticos incompletos.

Gestión de desempeño

Comparar producción real vs meta semanal.
Identificar cuellos de botella por secretaría.
Emitir alertas y plan de corrección en 24h.

Integración operativa entre secretarías

Organización ordena

→

Juventud y Mujeres movilizan

→

Plan Hormiga profundiza

→

Logística sostiene

→

Comunicación posiciona

→

Afiliación formaliza

→

Administración supervisa

Matriz de funciones (1/4)

Secretaría	Función principal	Trabajo en campo	Trabajo administrativo	Registra en sistema
Organización	Diseño territorial y estructura	Define cuadrantes y responsables	Control de cobertura por zona	Mapa, responsables, agenda y brechas
Juventud	Activación y liderazgo joven	Brigadas, eventos y captación	Seguimiento a voluntarios y productividad	Asistencias, líderes, prospectos, estatus

Matriz de funciones (2/4)

Secretaría	Función principal	Trabajo en campo	Trabajo administrativo	Registra en sistema
Mujeres	Vinculación comunitaria focalizada	Círculos de diálogo y acompañamiento	Bitácora de casos y ruta de atención	Casos, prioridad, seguimiento y cierre
Logística	Soporte integral operativo	Materiales, transporte y montaje	Inventario, incidencias y costos	Recursos asignados y cumplimiento

Matriz de funciones (3/4)

Secretaría	Función principal	Trabajo en campo	Trabajo administrativo	Registra en sistema
Comunicación y Redes	Narrativa y visibilidad	Cobertura de actividades y vocerías	Calendario editorial y métricas	Piezas, alcance, interacción y mensajes
Plan Hormiga	Profundización y cierre de indecisos	Visitas focalizadas y microsegmentación	Semaforización y ciclo de contacto	Nivel de madurez, objeciones y resultado

Matriz de funciones (4/4)

Secretaría	Entrega a otras	Recibe de otras	Metas sugeridas	Relación con Afiliación / Administración
Afiliación	Altas formales validadas	Prospectos maduros de todas	Conversión >55%, error <8%	Coordina validación DPI y reporta altas netas
Administración	Tablero KPI y alertas	Datos de todas las secretarías	100% cortes semanales y error <5%	Audita calidad, define correcciones y seguimiento
Todas (resumen)	Listados calificados y evidencias	Rutas, materiales y realimentación	Cumplimiento de metas por semana	Afiliación formaliza; Administración valida

Metas sugeridas por secretaría

Organización: 100% cuadrantes con responsable y plan semanal.
Juventud: retención de voluntarios >70% y conversión a afiliación >30%.
Mujeres: seguimiento efectivo de casos >80%.
Logística: cumplimiento operativo >95%.

Comunicación y Redes: cobertura de hitos clave 100%.
Plan Hormiga: maduración de casos >40% mensual.
Afiliación: tiempo de validación <72h por expediente.
Administración: tablero semanal emitido sin atraso.

Reglas operativas compartidas

Uso obligatorio de DPI y validación de identidad.
Sin registro en sistema, la acción no existe oficialmente.
Actualización de registros el mismo día de la actividad.
Un responsable por caso, sin ambigüedad.

Derivación inmediata de prospectos maduros a Afiliación.
Control anti-duplicados antes de alta formal.
Escalamiento a Administración de incidencias en 24h.
Corte semanal obligatorio con compromisos de mejora.

Recomendaciones de implementación

Priorizar base

Fortalecer Organización y Administración durante el primer mes.

Escalar ejecución

Activar sectoriales y Plan Hormiga con metas crecientes quincenales.

Institucionalizar

Fijar rituales de coordinación y aprendizaje mensual.

Cierre metodológico

Principio 1: todo esfuerzo debe ser trazable.
Principio 2: toda acción territorial debe alimentar una ruta de conversión.
Principio 3: toda secretaría debe aportar al objetivo común y no solo al suyo.
Principio 4: mejora continua basada en datos, no en percepciones.

Conclusión final

Este plan convierte la coordinación en un sistema operativo real: capacita, integra, mide y corrige.

Resultado esperado: mayor cobertura territorial, mayor calidad de datos y mayor afiliación efectiva de forma sostenible.